El marc de Sendai i la gestió del coneixement

L’11 de març de 2011 la ciutat de Sendai (Japó) va ser sacsejada per un gran terratrèmol de magnitud 9,0 que tingué l’epicentre a 130 km de la ciutat; el posterior tsunami va arrasar-ne una gran part, i també l’aeroport.

Què és el marc Sendai?

A menys que estiguis familiaritzat amb els aspectes que tenen a veure amb la Protecció Civil i la Reducció del Risc de Desastres, és possible que no sàpigues què és el Marc de Sendai.

Aquest document, que estableix un conjunt de recomanacions adoptades per la tercera Conferència Mundial de les Nacions Unides celebrada a Sendai, Japó, en 2015, estableix quatre prioritats per a l’acció:

  1. Entendre el risc de desastres.
  2. Enfortir la governança del risc de desastres per a gestionar l’esmentat risc.
  3. Invertir en la reducció del risc de desastres per a la resiliència.
  4. Augmentar la preparació per a casos de desastre, per a “reconstruir millor”, en els àmbits de recuperació, rehabilitació i reconstrucció.

Què persegueix?

Per desenvolupar cadascuna d’aquestes quatre prioritats, proposa una sèrie de recomanacions. Algunes d’elles són:

  • Desenvolupar polítiques de prevenció i elaborar plans d’acció.
  • Recopilar i analitzar dades que facilitin la presa de decisions.
  • Difondre els coneixements necessaris per a tots els implicats en la prevenció i la reducció d’impacte.
  • Intercanviar experiències entre organitzacions i països.
  • Reforçar la col·laboració entre les persones.
  • Promoure la recerca.
  • Establir objectius clars i dur a terme les activitats que els permetin assolir.
  • Promoure les xarxes col·laboratives.

Com proposa fer-ho?

Es dóna gran importància al fet de compartir experiències i promoure l’aprenentatge. Es recomana l’aplicació de processos específics per compartir i recopilar coneixement.

En particular, es fa referència explícita a la necessitat de:

  • Promoure l’intercanvi de capacitats, experiències i ensenyaments.
  • Dur a terme la recollida i l’intercanvi de bones pràctiques.
  • Promoure l’aprenentatge i l’avaluació entre iguals.
  • Promoure la realització d’exercicis de preparació i simulacres.

Però, com fer-ho a la pràctica?

Veiem com dur a terme, a la pràctica, aquestes activitats:

L’intercanvi de capacitats, experiències i ensenyaments

L’intercanvi d’experiències i aprenentatges pretén compartir-los per a:

  1. Reproduir, en situacions similars, aquelles decisions que s’hagin valorat com encertades i que tinguin sentit en la situació actual.
  2. Evitar que es repeteixin errors o decisions que no hagin donat el resultat esperat.

Alguns dels processos per a la gestió del coneixement que tenen sentit en aquestes situacions són:

  • La revisió post-acció que permet identificar allò après donant resposta a un seguit de preguntes concretes, immediatament després de que hagi finalitzat alguna activitat relacionada amb la prevenció de desastres o la reducció de riscos. Les preguntes que s’han de respondre són els següents:

1) Quins resultats concrets s’esperaven de l’acció, quins eren els objectius que s’havien establert.

2) Quins van ser els resultats efectivament aconseguits.

3) Quines van ser les causes de les diferències.

4) Què hem après, en relació amb el que hauríem de repetir o fer diferent, en una futura ocasió.

5) Què hem de fer per assegurar que allò fet correctament es manté i que es corregeix allò necessari.

6) Per a qui poden ser útils els aprenentatges identificats.

  • Per a activitats o projectes més complexos, una altra manera de recollir els aprenentatges que s’han produït és a través de l’anomenada anàlisi retrospectiva. Aquesta té lloc al final del projecte i prioritza els aprenentatges recollits a través de revisions després de l’acció que s’hagin pogut realitzat. Algunes de les preguntes que s’han de plantejar durant aquesta anàlisi són les següents: del que vàrem fer, què tornaríem a fer igual, què hauríem de fer diferent i què hauríem de deixar de fer i, del que no ho vam fer, què hauríem d’haver fet. Les conclusions poden ser recollides en forma de lliçons apreses.
  • Una altra manera d’intercanviar experiències i ensenyaments és a través de la creació i dinamització de comunitats de pràctica: grups de professionals que comparteixen una pràctica o activitat comuna. Poden tenir objectius diferents, però en general s’organitzen per a posar en comú les respostes als dubtes plantejats i les experiències que valgui la pena compartir.

Recopilació i intercanvi de bones pràctiques

Podem definir una bona pràctica com la millor manera, fins ara identificada, de dur a terme una tasca relacionada amb la prevenció o reducció de riscos de desastres. Les bones pràctiques s’identifiquen a través la repetició sistemàtica d’una tasca, introduint modificacions i avaluant l’impacte de les mateixes. Les bones pràctiques han de ser validades abans de ser incorporades en processos operatius. És important assegurar la seva difusió per assegurar que tots els equips actuïn de la mateixa manera.

Un altre sistema per a difondre els aprenentatges és mitjançant les anomenades lliçons apreses: recomanacions concretes sobre el que s’hauria (o no s’hauria) de fer en certes situacions. Poden ser part de les conclusions d’accions de revisió post-acció o de l’anàlisi retrospectiva. Són el resultat d’èxits en el desenvolupament de projectes per a la prevenció o reducció del risc de desastres, però també es poden generar a partir de les conclusions derivades de l’anàlisi d’errors realitzats. Seran més útils en la mesura que siguem capaços de definir el context, les situacions en què les hauríem de tenir en compte i determinar els grups que se’n podrien beneficiar. Sovint detallen les causes d’èxit o fracàs que les han generat i es presenten sota la forma de recomanacions de “què és el cal” o “el que no s’ha fer”. És important establir un mecanisme per promoure la seva identificació, validació i difusió. Normalment s’organitzen en les anomenades bases de lliçons apreses, bases de dades que permeten una localització ràpida.

Aprenentatge i avaluació entre iguals

Els veritables experts en la realització de les tasques per a la prevenció de desastres o per a la reducció de riscos són els equips i especialistes als quals s’ha assignat aquesta responsabilitat. Han après mitjançant la repetició de simulacions, la reflexió i la seva participació en situacions reals. Els resultats de les accions relacionades amb la prevenció de desastres o la reducció del risc difícilment seran homogenis en diferents situacions o territoris: alguns destacaran en alguns aspectes i altres obtindran millors resultats en d’altres. La disponibilitat d’indicadors per valorar aquestes diferències ens pot permetre organitzar sessions d’intercanvi entre iguals perquè aquells que aconseguin els millors resultats puguin compartir les seves experiències amb la resta d’equips.

L’aprenentatge entre iguals es planteja sovint en tres situacions diferents:

  • L’aprenentatge entre iguals “abans” implica la col·laboració entre l’equip experimentat i el que requereix suport, abans de l’inici del projecte en la fase de planificació. L’equip experimentat es reuneix amb el seu homòleg per aportar la seva experiència en relació amb el projecte a planificar. Per aprofitar al màxim aquestes trobades és necessari planificar-les establint els objectius del projecte, definint els aprenentatges a compartir, garantint la participació de les persones que els posseeixen i recopilant les principals contribucions de l’equip amb experiència. Hi ha diferents formats predefinits per a la celebració d’aquestes reunions.
  • L’ aprenentatge entre iguals “durant” implica el suport de l’equip experimentat durant les accions de simulació o situacions real d’emergència. L’equip més experimentat dóna el seu suport com a reforç i per ajudar a resoldre problemes puntuals imprevistos. Perquè aquest suport sigui efectiu és important identificar el problema, la seva causa (sent el suport de l’equip experimentat de vital importància) i sol·licitar l’ajuda el més ràpid possible.
  • L’ avaluació sol dur-se a terme després de la simulació o un cop finalitzada la situació d’emergència real, encara que també té sentit per avaluar els plans d’acció, abans que hagin de ser implementats, per identificar possibles millores. Això és part de l’anomenat aprenentatge “després”. A través de l’avaluació, l’equip experimentat aporta els seus coneixements, per identificar possibles millores en la planificació o en futures accions, si es produeix una vegada aquestes hagin finalitzat.

Exercicis de preparació i simulacres

El principal repte de les organitzacions és transformar en coneixement la informació recollida en processos, bones pràctiques, bases de lliçons apreses,…. Això implica aconseguir que les persones desenvolupin noves habilitats, canviïn els seus comportaments i millorin la seva capacitat per a prendre decisions.  Una de les millors maneres d’aconseguir-ho és realitzant simulacres en entorns segurs que fomentin l’adquisició de nous hàbits i permetin una reflexió posterior que porti a l’aprenentatge. Aquests han de plantejar-se partint dels objectius d’aprenentatge i han de ser dissenyats per a fomentar la pràctica, tan sovint com sigui necessària, i la reflexió per confirmar o desenvolupar les millors pràctiques fins ara identificades.

La gestió del coneixement ens ofereix altres processos per compartir i recopilar coneixement.  Alguns d’ells són el pla de gestió del coneixement d’un projecte, els equips de millora, narració de vivències, les dinàmiques per a identificar coneixements, … Cada un d’ells té les seves pròpies particularitats i utilitats. Si necessites més informació no dubtis en consultar-nos.

Comparte:

About the Author: Joaquim Carbonell

Sóc soci director de Neos i representem Knoco www.knoco.com a Espanya.
Treballem acompanyant a les organitzacions en processos de millora a través de la gestió del coneixement i l'aprenentatge de les persones. Desenvolupem la nostra feina compartint coneixements i experiències i acompanyant a les persones en l'elecció del millor camí per a la seva millora professional i de la seva organització.
He desenvolupat la meva experiència professional com a directiu de l'àrea comercial i de màrqueting d'empreses del sector serveis durant 9 anys.
Des de 1999, treball en desenvolupament de projectes relacionats amb l'aprenentatge de les persones i la millora de les organitzacions.
He treballat, col·laborant com a consultor extern, per a diferents àrees funcionals de l'empresa: direcció general i gerència, recursos humans, direcció comercial i màrqueting i l'àrea de gestió de la qualitat.