L’aprenentatge: el repte de la gestió del coneixement

Són moltes les organitzacions que realitzen esforços per documentar i posar a disposició dels equips els processos clau. És necessària la reflexió sobre què cal capturar, com organitzar-ho, com ha de ser el seu disseny, l’estructura dels continguts i dur a terme les millors solucions per posar-los a disposició dels diferents equips.
Pot semblar que el fet de posar a disposició la documentació requerida per a realitzar una determinada tasca sigui suficient per garantir el seu correcte aprenentatge. No obstant, això no és així.
Aquesta situació pot produir una certa frustració: “tenen a disposició les directrius i millors pràctiques necessàries per dur a terme les seves tasques, però són molt pocs els que les consulten”.
Siguem clars, la “recopilació de coneixement” es tradueix en la generació d’informació que, tot i posada a disposició, no garanteix l’aprenentatge.

Aprèn qui vol aprendre i té interès. L’aprenentatge és individual i es produeix mitjançant l’estudi, la reflexió, el debat i la pràctica. Distingirem dos models d’aprenentatge:
1.- L‘aprenentatge formal, que es produeix a través d’accions planificades (cursos, tallers, …) que estableixen uns objectius d’aprenentatge, un calendari, unes activitats predefinides i, normalment, una avaluació dels “coneixements adquirits”.
2.- L’aprenentatge informal, que es produeix mitjançant converses amb companys, l’observació i la pràctica. Succeeix de manera no prevista i per voluntat de la persona. S’accepta que al voltant del 75% de l’aprenentatge que produeix al llarg de la vida es produeix de de manera informal.

Què pot fer una organització per promoure l’aprenentatge (informal)?

Més enllà de la formació tradicional (cursos, seminaris, …) les organitzacions han de promoure l’aprenentatge entre persones i equips. Què poden fer?

1.- Promoure la comunicació i l’intercanvi d’experiències entre persones ja sigui de diferents àrees o d’un mateix departament.
Hi ha diferents formats que faciliten la interacció i l’aprenentatge:
Activitats com el “world” o “knowledge” cafè, correctament planificades i dinamitzades, permeten l’intercanvi d’experiències i fins i tot la identificació d’accions de millora.
Les comunitats de pràctica (equips més estables en el temps) són excel·lents plataformes per compartir dubtes, elaborar una relació de les respostes a les preguntes més freqüents, redactar el conjunt de millors pràctiques associades a determinades funcions o tasques o elaborar documentació complementària.
Les sessions de suport entre equips (peer assist) són de gran utilitat per igualar, per la part superior, els resultats associats a indicadors obtinguts per diferents equips que treballen en unitats o projectes similars.
Les sessions de revisió de les experiències, les lliçons apreses o les recomanacions a tenir en compte abans d’iniciar una tasca o projecte d’una determinada complexitat són d’obligat compliment en moltes organitzacions. Aquestes sessions permeten accedir a les experiències acumulades per l’organització i tenir-les en compte en la planificació d’activitats semblants.
Al llarg d’un projecte, activitats com la revisió després de l’acció permeten l’aprenentatge a través de la valoració dels resultats assolits i la identificació dels elements de millora requerits per a la propera ocasió.
I, a la seva finalització, les accions de reflexió i anàlisi retrospectiva permeten la recopilació de les lliçons apreses que previndran la repetició d’errors ja comesos i facilitaran l’aplicació de les millors pràctiques identificades.

2.- Posar a disposició espais físics i virtuals que facilitin el contacte entre les persones.
Les anteriors activitats requereixen d’espais adequats per facilitar la comunicació. Pot tractar-se de sales multifuncionals en què els equips puguin centrar-se en l’anàlisi de determinades situacions o resultats, la identificació de les causes d’errors comesos, la definició de les lliçons apreses, … També és recomanable disposar d’espais virtuals perquè els equips, que no estiguin físicament en un mateix lloc, puguin dur a terme aquestes mateixes tasques. Han d’estar equipats amb servei de videoconferència, possibilitat d’accés i edició d’arxius compartits i algun sistema per a l’assignació i seguiment de tasques.

3.- Assignar temps per a la comunicació i intercanvi d’experiències.
Cal comprendre que una part del temps de l’activitat laboral (la veritat és que no és necessària una gran quantitat de temps) ha de dedicar-se a aquests processos i activitats relacionades amb l’intercanvi d’experiències, la reflexió sobre resultats i la identificació i difusió de les lliçons apreses. Està perfectament demostrat l’impacte positiu d’aquestes activitats sobre la reducció d’errors, l’eficiència dels processos, la identificació de millores en la seguretat, …

4.- Facilitar la pràctica de tasques complexes en entorns segurs: simuladors, roleplays.
L’aprenentatge a través de la pràctica en entorns segurs és una de les millors formes d’aprendre la realització de determinades tasques. Ja fa anys que s’utilitzen simuladors perquè els pilots puguin practicar sense cap risc la realització de determinades maniobres en situacions extremes. La tecnologia d’impressió en 3D i les noves tècniques de realitat augmentada estan ja aplicant-se en la preparació d’operacions quirúrgiques d’alta complexitat. No obstant això, determinades simulacions es poden dur a terme sense la necessitat de disposar costoses màquines o programes. Són de gran eficàcia per a l’aprenentatge la realització de jocs de rol per simular la interacció entre persones. S’apliquen en l’aprenentatge d’habilitats relacionades amb la negociació, la venda, la direcció d’equips, la millora de la comunicació, …

5.- Acompanyar les persones i equips en l’aplicació pràctica de les tasques clau.
El procés d’aprenentatge requereix d’esforç i disciplina. Tot i que el grau de motivació sigui elevat, el suport i l’acompanyament per part d’un referent o del mateix responsable de l’equip sol ser indispensable. Aquest suport s’ha de basar en un pacte previ que pot fer referència al compliment de determinats terminis, la supervisió de tasques, la resolució de dubtes i l’avaluació conjunta dels èxits assolits.

Comparte:

About the Author: Joaquim Carbonell

Sóc soci director de Neos i representem Knoco www.knoco.com a Espanya.
Treballem acompanyant a les organitzacions en processos de millora a través de la gestió del coneixement i l'aprenentatge de les persones. Desenvolupem la nostra feina compartint coneixements i experiències i acompanyant a les persones en l'elecció del millor camí per a la seva millora professional i de la seva organització.
He desenvolupat la meva experiència professional com a directiu de l'àrea comercial i de màrqueting d'empreses del sector serveis durant 9 anys.
Des de 1999, treball en desenvolupament de projectes relacionats amb l'aprenentatge de les persones i la millora de les organitzacions.
He treballat, col·laborant com a consultor extern, per a diferents àrees funcionals de l'empresa: direcció general i gerència, recursos humans, direcció comercial i màrqueting i l'àrea de gestió de la qualitat.